Tabery... Tabelaly... Tabelaryczne? Tak! Jednym z grzechów głównych prowadzenia jakiegokolwiek arkusza w Excelu jest zbieranie danych źródłowych w formie już przygotowanej do +ocznej+ oceny (tak, wiem, że Excel nie służy do zbierania danych tylko do ich szybkiej i pobieżnej analizy, ale nie oszukujmy się - Access kosztuje krocie, a i tak jest do dupy). O czym mowa? Mowa o sytuacji gdy w arkuszu (najczęściej jedynym jaki mamy) mamy pierwszy wiersz z nazwami kolumn i pierwszą kolumnę z nazwami wierszy. Np. w kolumnie 'A' mamy imiona, w wierszu '1' mamy miesiące, a w pozostałych odpowiednie wartości dotyczące np. pieniędzy.
Takie przedstawienie danych nie jest błędem. Wszystko jest w porządku jeśli użyjemy tego tylko raz (tworzymy arkusz, kopiujemy do mejla, wysyłamy, a potem zamykamy Excela bez zapisywania i zapominamy na zawsze). Minusem jest to, że możemy dokonać analizy tylko na podstawie formy, którą zaprojektowaliśmy na początku, a zwykle nie wiemy wtedy czego będziemy potrzebować za miesiąc, za kwartał, za rok.
Takie przedstawienie danych nie jest błędem. Wszystko jest w porządku jeśli użyjemy tego tylko raz (tworzymy arkusz, kopiujemy do mejla, wysyłamy, a potem zamykamy Excela bez zapisywania i zapominamy na zawsze). Minusem jest to, że możemy dokonać analizy tylko na podstawie formy, którą zaprojektowaliśmy na początku, a zwykle nie wiemy wtedy czego będziemy potrzebować za miesiąc, za kwartał, za rok.
Niestety, najczęściej taki prosty arkusik jest tylko zaczynem do stworzenia ogromnej pseudo-bazy danych. Tabele rozrastają się do ogromnych rozmiarów, feeria kolorów może wywołać spazmy u co bardziej wrażliwych, a zmerdżowane komórki uniemożliwiają jakąkolwiek edycję naszych danych i okazuje się, że panujemy nad tym jak Zimbabwe nad inflacją. Np. zestawienie dochodów gangu osiedlowego w formie jak poniżej.
Na pierwszy rzut oka nie ma się do czego przyczepić, wzorowy arkusz. Dodawanie kolejnych danych można przeprowadzać bezproblemowo, wystarczy dokleić kolumnę po prawej jeśli minie kolejny miesiąc i policja nie zdąży jeszcze rozpracować naszych chłopaków, albo wstawić wiersz u dołu, jeśli gang zrekrutuje jakiegoś nowego. Niestety ta metodologia może przerosnąć domorosłego księgowego mafii gdy trzeba będzie wykazać jakie źródło przynosi największy dochód. A najgorzej, jeśli po zamknięciu kwartału i przyznaniu premii kolejny kwartał zacznie powstawać w osobnym arkuszu. Założę się, że wtedy pod koniec roku będzie płacz i zgrzytanie zębów, że nie można zrobić w rozsądnym czasie rocznego podsumowania, zwłaszcza gdy beton w misce nalewa się za cholewki.
Koniec świata następuje w momencie przekazania tego arkusza innej osobie. Wdrażanie świeżaka w zawiłości i szczegóły może trwać miesiącami, a nawet nigdy się nie skończyć. Koszty, koszty, koszty.
 |
| W ramach erraty pragnę dodać, że za niewiele mówiącym skrótem VAT stoją oczywiście kanty na VAT-cie, a nie wysokość podatku od handlowania ziołem. |
Na pierwszy rzut oka nie ma się do czego przyczepić, wzorowy arkusz. Dodawanie kolejnych danych można przeprowadzać bezproblemowo, wystarczy dokleić kolumnę po prawej jeśli minie kolejny miesiąc i policja nie zdąży jeszcze rozpracować naszych chłopaków, albo wstawić wiersz u dołu, jeśli gang zrekrutuje jakiegoś nowego. Niestety ta metodologia może przerosnąć domorosłego księgowego mafii gdy trzeba będzie wykazać jakie źródło przynosi największy dochód. A najgorzej, jeśli po zamknięciu kwartału i przyznaniu premii kolejny kwartał zacznie powstawać w osobnym arkuszu. Założę się, że wtedy pod koniec roku będzie płacz i zgrzytanie zębów, że nie można zrobić w rozsądnym czasie rocznego podsumowania, zwłaszcza gdy beton w misce nalewa się za cholewki.
Koniec świata następuje w momencie przekazania tego arkusza innej osobie. Wdrażanie świeżaka w zawiłości i szczegóły może trwać miesiącami, a nawet nigdy się nie skończyć. Koszty, koszty, koszty.
Jak ułatwić życie sobie i innym? Utrzymując dane źródłowe w formie tabelarycznej (pionowa baza danych). Jak to ma wyglądać?
Ok. Mamy teraz wielką, nudną tabelkę, z której na pierwszy rzut oka nie nie wynika. Co teraz? Wykorzystując dane źródłowe możemy dokonywać wszelkich cudów jakie nam przyjdą do głowy. Przede wszystkim możemy robić wszystkie te rzeczy na które narzekałem do tej pory czyli dziesiątki arkuszy pełnych pokolorowanych i połączonych komórek. Jednak tym razem mogą one być połączone (np. formułami) z danymi źródłowym, które będzie można z łatwością edytować, a efekty będą od razu widoczne w pozostałych arkuszach. Do tego jeśli coś zdupimy po drodze, to w żaden sposób nie zaszkodzi to naszym danym i po rzuceniu krótkiego przekleństwa będziemy mogli wrócić do pracy. Jednak profesjonaliści w tym miejscu wykorzystują tabele przestawne, o których opowiadam w poście: Tabele przestawne. Po co to komu? Gorąco polecam!
- Definiujemy nazwy kolumn (i tylko kolumn!) w ten sposób żeby z czasem dane rozrastały się w dół a nie w prawo (chociaż w prawo też jest dozwolone jeśli będziemy chcieli dodać więcej szczegółów do jednego wpisu).
- Kolejność wpisywania danych nie będzie miała znaczenia jeśli nie zapomnimy o kolumnie z datami.
- Pod żadnym pozorem nie łączymy komórek! Łączenie komórek przydaje się w momencie gdy chcemy żeby tabelka wyglądała ładnie w Wordzie. Korzystanie z tej opcji w Excelu powinno być wg mnie prawnie zakazane.
- Osobiście nie lubię kolorów w danych źródłowych i odradzam innym kolorowanie. W niczym mi to nie pomaga, a dodatkowo jest upierdliwie gdy w podstawowej palecie kończą się kolory (zwłaszcza, że rozróżniam tylko trzy).
- Unikamy formuł. Czasami nie da się bez nich obejść, ale warto pamiętać, że każde wciśnięcie klawisza enter (z kursorem wewnątrz komórki) powoduje przeliczenie wszystkich formuł w całym pliku. Jeśli mamy 100 000 wierszy odświeżanie może zająć sporo czasu.
Ok. Mamy teraz wielką, nudną tabelkę, z której na pierwszy rzut oka nie nie wynika. Co teraz? Wykorzystując dane źródłowe możemy dokonywać wszelkich cudów jakie nam przyjdą do głowy. Przede wszystkim możemy robić wszystkie te rzeczy na które narzekałem do tej pory czyli dziesiątki arkuszy pełnych pokolorowanych i połączonych komórek. Jednak tym razem mogą one być połączone (np. formułami) z danymi źródłowym, które będzie można z łatwością edytować, a efekty będą od razu widoczne w pozostałych arkuszach. Do tego jeśli coś zdupimy po drodze, to w żaden sposób nie zaszkodzi to naszym danym i po rzuceniu krótkiego przekleństwa będziemy mogli wrócić do pracy. Jednak profesjonaliści w tym miejscu wykorzystują tabele przestawne, o których opowiadam w poście: Tabele przestawne. Po co to komu? Gorąco polecam!
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz